Каждой организации, несмотря на то, какой ее размер и какой именно деятельностью она занимается, придется заниматься документацией и следовать всем нормам в законодательстве относительно трудовых отношений и финансовых операций. Для того чтобы государство могло регулировать ведение экономической деятельности каждого предприятия, разработаны лицензии, согласно которым субъекту хозяйственности дается право вести определенную деятельность.
Любое предприятие должно отобразить на бумаге все свои интересы в виде событий и активной деятельности. Этот документ станет главным источником информации, из которого можно будет судить о хозяйственной деятельности. На основе подобной документации делают вывод и записывают данные в учетные регистры.
У каждого государства и его законодательства есть не только определенные виды документов, но и их форма и внешний вид. И каждый документ имеет свой срок действия, свой способ хранения и свой способ уничтожения. Такой вопрос, как уничтожение документов с истекшим сроком хранения, можно легко решить, сдав ненужные документы в качестве макулатуры. Коммерческие документы уничтожаются перед отправкой на перерабатывающие заводы, что позволяет сохранить конфиденциальность информации.

Срок хранения документов отличается, исходя из их важности и их предназначения. Хоть законодательство и прописывает срок хранения каждого документа, только глава предприятия может принимать окончательное решение о конечном сроке. Это связано с тем, что он несет ответственность за документооборот на его предприятии. В законодательстве также прописаны и документы, которые нельзя уничтожать ни при каких обстоятельствах. К таким документам относятся: документы, свидетельствующие о создании предприятия; документы, относящиеся к реорганизации предприятия; также в эту категорию попадают документы, в которых есть информация об изменении местоположения или названия предприятия; приказы, которые затрагивают основную деятельность организации.

Кадровая документация имеет срок хранения 75 лет, обычно большинство предприятий не выдерживает такой длительной работы. Квартальные отчеты и полугодовые отчеты имеют срок хранения 3 года. Месячные отчеты хранятся 1 год. Документы, которые были выданы при исполнении государственных обязанностей, по истечении срока действия должны быть возвращены.

Есть документы, для удаления (уничтожения) которых нужно собрать специальную комиссию, которая решит, можно ли удалять документы. Такие экспертизы основываются на необходимости дальнейшего хранения и о важность документа для предприятия. Все документы, которые даже косвенно касаются предприятия, должны находиться в архиве и в любой момент могли быть предоставлены государственной проверяющей службы. Для тех документов, которые превысили срок хранения, создаются акты об их уничтожении.