Архивная работа – неотъемлемая часть деятельности любого предприятия. Уставные документы, бухгалтерские отчеты, многие договора должны храниться на предприятии на протяжении нескольких лет. Эти и многие другие бумаги может потребовать любая проверка компании — как плановая, так и внезапная. Все это говорит лишь об одном – к хранению документов стоит подойти ответственно. Если работники компании не могут об этом позаботиться самостоятельно, лучше обратиться за помощью к специалистам.

Организация архивной работы по документам здесь требует соблюдения определенных правил, которые регламентируются как законодательными актами, так и локальными актами конкретной фирмы. Если нормативные документы по тем или иным причинам отсутствуют на предприятии, специалисты создадут пакет необходимых бумаг. В первую очередь, речь идет о положении об архиве и архивной службе, создаются требуемые инструкции и некоторые другие бумаги, которые могут регламентировать разовые работы.

Условно все документы можно разделить на три группы: личные, бумаги временного и постоянного хранения. Обычно на предприятии документы находятся сроком до десяти лет, после чего перемещаются в архив.

Специалисты, задействованные для организации архивной работы с документами, сначала составляют план. Это необходимо для того, чтобы сформировать четкое представление о том, с какими документами придется иметь дело, в каком состоянии они находятся, нужно ли их восстанавливать в полном объеме или частично. Большая часть архива упорядочивается, нумеруется, а затем подшивается. Другая часть документов подготавливается к уничтожению. Следует помнить, что техническая обработка архива требует опыта, знания многих нюансов, научного подхода. Именно поэтому рядовой сотрудник организации вряд ли справится с задачей такого рода.

Стоит сказать еще про один важный момент. Можно нанять приходящего сотрудника, который будет заниматься только архивом, однако это не дает никаких гарантий того, что специалист справится с задачей точно в срок, так как документы выдаются на определенный период времени, и каждый раз следует оформлять разрешения, а после составлять акт приема. В том случае, если архив будет передан на аутсорсинг сторонней организации, можно быть уверенным, что с документами ведется систематическая работа. Кроме того, поставленные задачи будут решать специалисты, которые не связаны с коллективом предприятия, то есть не имеют личной заинтересованности.